Comprendre l’Importance de la sécurisation des emails
À l’époque actuelle, où le mail est l’un des principaux moyens de communication, il est essentiel pour les entreprises de garantir leur sécurité. En raison de leur vulnérabilité perçue, les entreprises sont souvent la cible de cyberattaques. Cependant, la sécurisation des emails ne se résume pas uniquement à la mise en place de solutions technologiques. Elle nécessite une compréhension approfondie des risques, la mise en œuvre de stratégies de prévention efficaces et une adaptation constante aux nouvelles menaces.
Les mails jouent un rôle crucial en tant que moyen de communication et source d’informations dans le monde professionnel. Si ces informations tombent entre de mauvaises mains, elles peuvent mettre en danger la sécurité, la réputation et même la survie d’une entreprise. De la protection de la confidentialité des clients à la sauvegarde des secrets commerciaux, la sécurité des emails est un élément essentiel de la stratégie de cybersécurité d’une entreprise. L’objectif de cet article est de guider les entreprises à travers les nuances de la sécurisation des mails (ou des emails).
Découvrez l’importance de protéger les communications électroniques, les risques associés aux mails non sécurisés et comment mettre en place des solutions efficaces pour prévenir les violations de données et les cyberattaques. Que vous soyez un dirigeant d’entreprise, un responsable informatique ou simplement un utilisateur de messagerie au sein d’une petite entreprise, ce guide vous fournira les connaissances et les outils nécessaires pour garantir la sécurité de vos communications électroniques dans un environnement en constante évolution.
Pourquoi sécuriser ses emails ?
Avec un monde professionnel toujours plus connecté, la messagerie électronique est devenue un outil de communication vital pour les sociétés. Cette dépendance accrue aux emails a parallèlement augmenté les risques de sécurité. Il est donc crucial pour les entreprises de comprendre l’importance de sécuriser leurs emails.
Voici quelques-uns des risques :
- Risques de confidentialité et de sécurité des données : Les emails contiennent fréquemment des informations sensibles, comme des données personnelles, des détails financiers, ou des secrets d’affaires. Une faille dans la sécurité des emails peut provoquer une fuite de ces données, mettant en danger la confidentialité et l’intégrité des données.
- Menaces de cyberattaques : Les entreprises sont souvent ciblées par des cyberattaques, y compris le phishing, où les attaquants utilisent des emails trompeurs pour soutirer des informations ou introduire des logiciels malveillants. La sécurisation des mails est donc vitale pour se protéger contre ces menaces.
- Conséquences Juridiques et de réputation : Les entreprises doivent respecter des réglementations en matière de protection des données.
- Prévention des Pertes Financières : Les cyberattaques peuvent entraîner d’importantes pertes financières, non seulement en termes de rançons exigées par les pirates, mais aussi à cause des interruptions d’activité.
Comprendre le parcours d’un mail
Lorsque vous appuyez sur le bouton « Envoyer » pour expédier un email depuis votre ordinateur, cet acte en apparence simple déclenche un processus complexe qui implique plusieurs serveurs et protocoles. Pour comprendre comment votre courrier électronique peut être potentiellement exposé à des menaces telles que le piratage, il est essentiel de connaître les différentes étapes que votre message traverse depuis son envoi jusqu’à sa réception par le destinataire.
Serveurs de messagerie :
Pour commencer, il est important de comprendre que votre boîte de réception électronique est stockée sur un serveur, tandis que celle de votre destinataire est généralement stockée sur un « serveur distant, » qui est tout simplement un serveur différent du vôtre. Ces serveurs sont essentiels pour le fonctionnement des emails, car ils assurent le stockage et la transmission sécurisée des messages.
Le Protocole SMTP :
Une fois que vous avez rédigé votre email et appuyé sur le bouton « Envoyer, » votre message quitte votre serveur de messagerie et commence son voyage vers le serveur du destinataire. L’acheminement de l’email d’un serveur à l’autre est orchestré par le protocole SMTP, ce qui signifie « Simple Mail Transfer Protocol » (Protocole de Transfert de Courrier Simple). Ce protocole assure la délivrance de toutes les informations nécessaires pour que le mail atteigne sa destination de manière correcte.
Le Protocole POP :
Une fois que votre mail a été réceptionné par le serveur de messagerie du destinataire, celui-ci peut le récupérer à l’aide d’un autre protocole appelé POP, qui signifie « Post Office Protocol » (Protocole de Bureau de Poste). Le protocole POP permet au destinataire d’aller chercher le contenu de son courrier électronique sur le serveur distant et de l’afficher dans son client de messagerie, tel que Outlook, par exemple.
Mais la sécurité dans ces transferts ?
Il existe des solutions pour ajouter une couche de chiffrement SSL pendant les différentes phases de transfert d’un email, à savoir :
- De l’ordinateur personnel 1 (PC 1) au Serveur de messagerie 1.
- Du Serveur de messagerie 1 au Serveur de messagerie 2.
- Du Serveur de messagerie 2 à l’ordinateur personnel 2 (PC 2).
Cependant, se pose la question de savoir si ces options sont activées et comment vérifier si le Serveur de messagerie accepte les emails avec du chiffrement SSL. Il est essentiel de noter que les mails stockés sur le serveur sont en clair, ce qui signifie que si vous êtes victime d’une intrusion, un attaquant pourrait accéder aux informations contenues dans vos emails.
De nos jours, il est de plus en plus compliqué de garantir que chaque destinataire est capable d’envoyer et de recevoir des emails en utilisant l’ensemble des paramètres de sécurité requis.
Alors comment sécuriser ses emails ?
Sécuriser les emails est un processus qui implique l’adoption de solutions techniques et d’une stratégie organisationnelle.
- Solutions Techniques : L’utilisation du chiffrement est cruciale pour la sécurité des mails, car il garantit que seuls les destinataires prévus peuvent lire les messages. Des technologies de chiffrement telles que PGP (Pretty Good Privacy) ou S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) sont couramment employées à cette fin. Les signatures numériques sont également utilisées pour garantir l’intégrité des messages en confirmant qu’aucune altération n’a eu lieu. Si une approche plus simple est nécessaire, il est également possible de chiffrer des pièces jointes en les plaçant dans un fichier ZIP protégé par un mot de passe, que l’on peut ensuite envoyer par SMS par exemple.
- Stratégies Organisationnelles : Il est crucial de définir des niveaux de confidentialité pour les informations. Par exemple : public, interne à l’entreprise, et confidentiel. Cette classification facilite l’établissement de règles claires pour le traitement et la transmission des données. Par exemple, un document classé comme « confidentiel entreprise – interne » ne devrait pas être envoyé à l’extérieur de l’entreprise, tandis qu’un document « confidentiel entreprise – externe » nécessite un envoi sécurisé, respectant les protocoles de sécurité établis. Une politique de sécurité efficace, incluant des règles claires.
Comment utiliser PGP pour sécuriser ses mails ?
Étape 1 : Téléchargez et installez un client de messagerie compatible avec PGP
Pour utiliser PGP, vous aurez besoin d’un client de messagerie qui prend en charge ce protocole. Thunderbird ou Microsoft Outlook avec un plugin par exemple.
Étape 2 : Générez une paire de clés PGP
- Ouvrez votre client de messagerie et accédez aux paramètres de sécurité ou de confidentialité.
- Trouvez l’option pour générer une paire de clés PGP. Une paire de clés PGP comprend une clé publique (pour chiffrer) et une clé privée (pour déchiffrer).
- Suivez les instructions pour générer vos clés. Vous devrez créer un mot de passe fort pour protéger votre clé privée.
Étape 3 : Partagez votre clé publique
- Une fois vos clés générées, exportez votre clé publique.
- Partagez cette clé publique avec vos correspondants de confiance. Ils l’utiliseront pour chiffrer les emails qu’ils vous envoient.
Étape 4 : Chiffrez un email
- Rédigez votre email dans votre client de messagerie.
- Avant d’envoyer, cherchez une option pour chiffrer le message avec la clé publique de votre destinataire.
- Sélectionnez la clé publique de votre destinataire dans votre liste de clés disponibles.
- Envoyez l’email. Il sera maintenant chiffré et ne pourra être lu que par le destinataire qui possède la clé privée correspondante.
Étape 5 : Déchiffrez un email chiffré
- Lorsque vous recevez un email chiffré, votre client de messagerie devrait reconnaître automatiquement que le message est chiffré et demander votre clé privée pour le déchiffrer.
- Saisissez le mot de passe de votre clé privée lorsque vous êtes invité.
- L’email sera déchiffré et vous pourrez le lire.
Comment utiliser S/MIME pour sécuriser ses mails ?
Étape 1 : Générez une paire de clés S/MIME
- Ouvrez Microsoft Outlook.
- Cliquez sur « Fichier » en haut à gauche, puis sélectionnez « Options ».
- Dans la fenêtre « Options Outlook », cliquez sur « Centre de gestion de la confidentialité » sous « Centre de gestion de la confidentialité et de la sécurité ».
- Dans la fenêtre « Centre de gestion de la confidentialité », sélectionnez « Paramètres de la clé de sécurité ».
- Cliquez sur « Nouveau » pour générer une nouvelle paire de clés S/MIME. Suivez les instructions pour créer et configurer votre paire de clés, en ajoutant les informations nécessaires telles que votre nom et votre adresse email.
Étape 2 : Importez une clé publique de correspondant (facultatif)
Si vous avez la clé publique de votre correspondant, vous pouvez l’importer pour chiffrer vos emails sortants à leur intention.
- Sous l’onglet « Paramètres de la clé de sécurité », sélectionnez « Importation de clés ».
- Sélectionnez la clé publique de votre correspondant depuis un fichier ou une autre source, puis cliquez sur « Importer ».
Étape 3 : Rédigez et envoyez un email signé et chiffré
- Composez un nouvel email comme vous le feriez normalement dans Outlook.
- Pour signer numériquement l’email, cliquez sur « Options » en haut de la fenêtre de composition, puis cochez « Signer numériquement » dans la section « Plus d’options ».
- Pour chiffrer l’email, cliquez sur « Sécurité » sous l’onglet « Options » et choisissez « Chiffrer le message et les pièces jointes ».
- Envoyez l’email. Il sera automatiquement signé numériquement et, s’il est destiné à un correspondant dont vous avez la clé publique, il sera également chiffré.
Étape 4 : Déchiffrez et vérifiez la signature d’un email reçu
Lorsque vous recevez un email chiffré et/ou signé, Outlook le gérera automatiquement.
- Ouvrez l’email.
- Si l’email est chiffré, vous devrez peut-être entrer votre mot de passe de clé privée pour le déchiffrer.
- Outlook vérifiera automatiquement la signature numérique pour vous assurer que l’email n’a pas été modifié depuis son envoi.
Comment utiliser 7Zip pour sécuriser la pièce jointe
Étape 1 : Téléchargez et installez 7-Zip
- Téléchargez et installez 7-Zip depuis le site officiel (https://www.7-zip.org/).
Étape 2 : Créez un fichier compressé chiffré
- Sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez chiffrer.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier ou le dossier sélectionné.
- Dans le menu contextuel, pointez sur « 7-Zip » et sélectionnez « Ajouter à l’archive… »
Étape 3 : Configurez les paramètres de l’archive
- Dans la fenêtre « Ajouter à l’archive », vous pouvez définir différents paramètres :
- Dans le champ « Nom de l’archive », choisissez un nom pour le fichier d’archive.
- Dans la section « Format », choisissez « zip » ou « 7z » en fonction de vos préférences.
- Dans la section « Méthode de compression », vous pouvez laisser les paramètres par défaut.
- Cochez la case « Définir un mot de passe » sous la section « Options ».
- Cliquez sur le bouton « OK ».
Étape 4 : Définissez un mot de passe
- Une nouvelle fenêtre apparaîtra vous demandant de définir un mot de passe.
- Entrez le mot de passe que vous souhaitez utiliser pour chiffrer l’archive. Assurez-vous que le mot de passe est suffisamment fort pour garantir la sécurité de vos fichiers.
- Cliquez sur « OK » pour confirmer le mot de passe.
Étape 5 : Terminez le processus
- Cliquez sur le bouton « OK » dans la fenêtre principale de 7-Zip pour créer l’archive chiffrée.
- Vous aurez maintenant un fichier d’archive (zip ou 7z) chiffré avec le mot de passe que vous avez défini.
Étape 6 : Accès aux fichiers chiffrés
- Lorsque vous souhaitez accéder aux fichiers chiffrés, double-cliquez sur l’archive.
- Vous serez invité à entrer le mot de passe que vous avez défini.
- Une fois le mot de passe correctement saisi, vous pourrez extraire les fichiers de l’archive et y accéder.
Recommandations pour protéger ces échanges
- Politique de sécurité et charte d’utilisation :
- Établir une politique claire de sécurité des emails.
- Rédiger et appliquer une charte d’utilisation des emails, définissant les comportements attendus et les règles à suivre.
- Bonnes pratiques de l’utilisateur :
- Utiliser des mots de passe forts et les transmettrent via un second chemin, comme les SMS.
- Être vigilant quant à la confidentialité des informations partagées par email.
- Utiliser des solutions de chiffrement pour les communications sensibles.
- Bonnes pratiques de l’administrateur :
- Mettre en place les couches de chiffrement sur l’ensemble des étapes,
- Mettre à jour régulièrement les systèmes de messagerie et appliquer les correctifs de sécurité.
Rappel : Cadre légal et conformité
La conformité à des réglementations telles que le RGPD et la Directive NIS est cruciale pour toute entreprise. Cela implique la protection des données personnelles et le respect des obligations légales en matière de sécurité des informations. Les entreprises doivent être conscientes des exigences de ces réglementations et mettre en place des politiques et des procédures appropriées. Cette conformité aide à prévenir les sanctions financières et renforce la confiance des clients et partenaires commerciaux.
Les clés pour une messagerie électronique plus sûre
Cet article a exploré l’importance de la sécurisation lors des échanges, soulignant les risques liés à toutes les messageries, présenté des méthodes pour renforcer la sécurité des emails, et insisté sur l’importance de la conformité avec des réglementations telles que le RGPD et la Directive NIS. Les meilleures pratiques et recommandations fournies visent à équiper les utilisateurs et les administrateurs avec les outils et connaissances nécessaires pour protéger efficacement leurs systèmes de messagerie.
En conclusion, il est essentiel que les PME adoptent une approche proactive et complète en matière de sécurité des mails. Cela implique non seulement l’adoption de solutions techniques avancées, mais aussi la mise en place de politiques organisationnelles robustes, une formation continue du personnel, et une surveillance et maintenance régulières des systèmes. En prenant ces mesures, les PME peuvent non seulement protéger leurs informations sensibles, mais aussi renforcer leur réputation
